ЦРМ и платформе података

10 начина на које компаније смањују трошкове складиштења и задржавања података

Помажемо компанији прављење резервних копија и миграција њихове Универсал Аналитицс података. Ако је икада постојао сјајан пример трошак података, то је то. Аналитика бележи податке без престанка и представљена је по сату, дану, недељи, месецу и години. Ако желимо да сви подаци буду доступни, клијент може потрошити десетине хиљада долара на накнаде за складиштење... да не спомињемо трошкове упита података и обраде извештаја. На крају крајева, решење ће бити двоструко:

  • Решење за извештавање и податке које балансира између редовне анализе и трошкова складиштења и управљања тим подацима.
  • Приступачна резервна копија свих података ако требамо да им приступимо касније.

Како су трошкови складиштења опали, компаније су почеле да игноришу количине података које су током времена прикупљале, хватале и чувале. Групе корпоративних података су наставиле да се шире, тачке прикупљања података су се повећале, а стотине извора сада експоненцијално додају податке корпорације.

Количина података креираних и реплицираних широм света
Извор: ИДЦ

То није јефтино питање:

Предузећа троше у просеку 5 билиона годишње на управљање подацима, а да се 30% те потрошње троши на непотребно или неефикасно складиштење и задржавање података.

Дата Аге 2025

Просечно предузеће троши 1.2 милиона долара годишње на складиштење и задржавање података, али тих 30% те потрошње се троши на непотребно или неефикасно складиштење и задржавање података.

Форрестер

Један од начина да боље управљате трошковима података је да укључите политику задржавања података и одговарајуће организационе активности.

Политика задржавања података

Политика задржавања података је скуп смерница и правила које је успоставила организација да диктира колико дуго различите врсте података треба да се чувају и како њима треба управљати током њиховог животног циклуса. Ова политика је кључна за одржавање управљања подацима, обезбеђивање усклађености са законским и регулаторним захтевима и оптимизацију пракси управљања подацима.

Само 35% предузећа има успостављену политику задржавања података.

ИБМ-

У контексту продаје, маркетинга и онлајн технологије, политика задржавања података може одредити како треба поступати са подацима о клијентима, потенцијалним купцима, подацима о маркетиншким кампањама и другим релевантним информацијама. Ево кључних аспеката политике задржавања података:

  1. Периоди задржавања: Одредите колико времена треба да се чувају различити типови података. Ово може да варира у зависности од законских захтева, индустријских стандарда и пословних потреба. На пример, финансијске евиденције ће можда морати да се чувају неколико година, док привремени маркетиншки подаци могу имати краћи период чувања.
  2. Контрола приступа: Наведите ко има приступ различитим типовима података унутар организације. Приступ треба да буде ограничен само на овлашћено особље како би се спречила неовлашћена употреба или откривање.
  3. Сигурност података: Спровести мере безбедности за заштиту података током периода њиховог чувања. Ово укључује шифровање, контролу приступа и редовне безбедносне ревизије.
  4. Повратак података: Редовно правите резервне копије података да бисте спречили губитак услед кварова система, оштећења података или инцидената у сајбер безбедности.
  5. Брисање података: Дефинишите процедуре за безбедно брисање података када дође до краја периода њиховог чувања или када то затраже субјекти података (нпр. купци). Обезбедите усклађеност са прописима о приватности података, као што су ГДПР or ЦЦПА.
  6. Ревизије рута: Одржавајте евиденцију ревизије да бисте пратили ко је приступио подацима и када, што може бити корисно за усклађеност и безбедносне сврхе.
  7. У складу са правним прописима: Уверите се да је политика задржавања података усклађена са важећим законима и прописима. Консултујте правне стручњаке да бисте били у току са променљивим захтевима.
  8. Обука и свест: Обучите запослене о политици задржавања података и редовно подижите свест о њеном значају како би се осигурала усклађеност.
  9. Периодични преглед: Редовно прегледајте и ажурирајте политику задржавања података како бисте се прилагодили променљивим пословним потребама и регулаторним захтевима.

Добро дефинисана политика задржавања података помаже организацијама да ефикасно управљају подацима, смањују ризике повезане са кршењем података или неусаглашеношћу и оптимизују трошкове складиштења задржавањем података само онолико колико је потребно.

Стратегије смањења трошкова података

Постоји неколико начина на које компаније могу да уштеде новац на трошковима података уз одржавање интегритета и безбедности података. Ево неколико стратегија за уштеду, заједно са примерима:

  1. Чишћење података и уклањање дупликата: Редовно чистите застареле, неважеће, дуплиране и неквалификоване контакт податке у Управљању односима са клијентима (ЦРМ) системи. Ово смањује трошкове складиштења и осигурава да су продајни и маркетиншки напори усмерени на тачне и релевантне потенцијалне клијенте. Ако вам је потребна помоћ у смањењу трошкова Салесфорце података, контактирајте нас на DK New Media.

Салесфорце процењује да је 91 проценат ЦРМ података непотпун, а 70 процената тих података се погоршава и постаје нетачан сваке године. 

Дан и Бредстрит
  1. Архивирање података и вишеслојно складиштење: Преместите старије податке којима се ређе приступа у исплативо архивско складиште. На пример, историјски записи трансакција се могу преместити у архивско складиште, ослобађајући скупи примарни простор за складиштење.
  2. Оптимизација резервних копија: Процените смернице и праксе прављења резервних копија да бисте смањили редундантност и оптимизовали трошкове складиштења. Примените технике као што су дедупликација и компресија да бисте минимизирали захтеве за складиштење резервних копија. Размислите о пребацивању резервних копија на безбедне услуге резервних копија засноване на облаку које нуде исплативе опције складиштења. Провајдери у облаку често нуде вишеслојне планове за складиштење где се подаци којима се ређе приступа чувају по нижим трошковима.
  3. Управљање животним циклусом података: Успоставите јасне политике задржавања података које диктирају колико дуго податке треба чувати. Избришите податке који више нису потребни, смањујући трошкове складиштења и потенцијалне правне ризике. Примените аутоматизоване процесе брисања података засноване на смерницама задржавања да бисте избегли ручне трошкове.
  4. Оптимизација трошкова у облаку: Непрекидно надгледајте ресурсе облака праве величине како би одговарали употреби. Ово може укључивати смањење или паузирање ресурса током периода ниске потражње. Користите услуге у облаку као што су АВС Спот инстанце или Азуре резервисане инстанце да бисте уштедели на трошковима рачунара.
  5. Компресија и шифровање података: Компримујте податке пре складиштења да бисте смањили трошкове складиштења уз одржавање приступачности. Примените ефикасне методе шифровања да бисте обезбедили податке без значајног повећања захтева за складиштењем.
  6. Управљање подацима и обука: Имплементирајте праксе управљања подацима како бисте осигурали квалитет података и усклађеност, смањујући ризик од непотребних трошкова због грешака у подацима. Обучите запослене о најбољим праксама управљања подацима како бисте избегли случајно ширење података и смањили трошкове повезане са непотребним креирањем података.
  7. Анализа употребе података: Ревидирајте и анализирајте прикупљање података и обрасце коришћења да бисте идентификовали и елиминисали неискоришћене или недовољно искоришћене скупове података, ослобађајући ресурсе за складиштење.
  8. Преговори са добављачима: Редовно прегледајте уговоре са добављачима складиштења података да бисте преговарали о бољим ценама или истражили исплативије опције. Како пропусни опсег, рачунарска снага и складиштење постају ефикаснији, произвођачи смањују тешке трошкове. Одржавање ваших уговора статичним није увек услов.
  9. Виртуелизација података: Примените технологије које омогућавају приступ подацима и њихову употребу без умножавања и складиштења на више места, смањујући трошкове складиштења.

Очекује се да ће се Глобал ДатаСпхере више него удвостручити од 2022. до 2026. Ентерприсе ДатаСпхере ће расти више него двоструко брже од Цонсумер ДатаСпхере у наредних пет година, стављајући још већи притисак на организације предузећа да управљају и штите светске податке истовремено стварајући могућности за активирање података за пословне и друштвене користи.”

Џон Рајднинг, потпредседник за истраживање, ИДЦ Глобал ДатаСпхере

Применом ових стратегија, компаније могу да оптимизују своје праксе управљања подацима, смање непотребне трошкове и обезбеде да вредни подаци остану доступни и безбедни.

Douglas Karr

Douglas Karr је ЦМО оф ОпенИНСИГХТС и оснивача Martech Zone. Доуглас је помогао десетинама успешних МарТецх стартапова, помогао је у дубинској пажњи од преко 5 милијарди долара у Мартецх аквизицијама и инвестицијама, и наставља да помаже компанијама у имплементацији и аутоматизацији њихових продајних и маркетиншких стратегија. Доуглас је међународно признати стручњак за дигиталну трансформацију и МарТецх стручњак и говорник. Даглас је такође објављени аутор Думмие'с водича и књиге о пословном лидерству.

Повезани чланци

Назад на врх дугмета
близу

Адблоцк откривен

Martech Zone је у могућности да вам пружи овај садржај без икаквих трошкова јер ми монетизујемо наш сајт путем прихода од огласа, партнерских веза и спонзорстава. Били бисмо захвални ако бисте уклонили свој блокатор огласа док гледате наш сајт.